La nueva generación en gestión de agencias de educación
CORONAVIRUS:

5 ideas para transformar tu agencia de educación y estar preparado para el 2021.
¿Te habrías imaginado el COVID 19 sin Internet, sin un mundo virtual al cual pudiéramos acceder?

Esto tal vez te ha dejado un mensaje claro: LA VIRTUALIDAD y el ACCESO

El COVID 19 ha generado un cambio rotundo en el comportamiento humano y es llamado hoy el nuevo arquitecto de las relaciones humanas, sin embargo es probable que esto ya lo hayas escuchado al igual que la palabra de moda: “REINVENTARSE”, pero realmente te estás reinventando? OJO! Reinventarse no es hacer reuniones por ZOOM o trabajar desde casa, es adaptar tu modelo de negocio a la nueva realidad.

"Espero que no hayas sido de los que la llegada del COVID 19 los tomó por sorpresa en términos de DIGITALIZACIÓN y escasamente tenían un sitio web diseñado hace 3 o 5 años  y totalmente desactualizado!
Si es así este artículo es para ti!"

En este Post te voy a contar 5 ideas que te ayudarán a estar preparado para el futuro y comenzar tu camino hacia la transformación digital.

IDEA 1: Revisa el estado digital de tu agencia de educación.

Si eres una agencia de educación que escasamente tiene un sitio web y que solo funciona como “Tarjeta de presentación” es momento de revisar la digitalización de tu agencia de educación.

Para esto pregúntate lo siguiente:

  • ¿Cuántos de mis procesos diarios y operativos se desarrollan con apoyo de la tecnología o de mi sitio web?
  • ¿Mis estudiantes se apoyan de herramientas digitales para favorecer mis procesos?
  • ¿Tengo seguimiento y gestión de mis estudiantes a través de la tecnología?
  • ¿Tengo acceso a la información como reportes y estado de mis leads de manera fácil e inmediata?

Si has contestado NO a la gran mayoría de estas preguntas es muy importante que inicies lo mas pronto posible con un plan de tu transformación digital, de lo contrario tu agencia podría quedar fuera del mercado rápidamente.

IDEA 2: Inicia un plan de transformación digital.

La DIGITALIZACIÓN de tu agencia de educación no es solo un sitio web o tener un community manager que publique todos los lunes “Feliz inicio de semana para todos” y un par de mensajes más.

La DIGITALIZACIÓN contempla muchos frentes, Marketing - Comunicación - Ventas - Fidelización - Procesos Internos y DATA (Gestión de reportes y análisis para tomar decisiones de manera rápida y eficiente).

Te recomiendo que comiences por DIBUJAR tus procesos diarios, como realizar cotizaciones, solicitar un CoE o un LoO, seguimiento a la gestión de VISAS, etc.. 
Luego busca una software que te permita AUTOMATIZAR estos procesos de manera eficiente y sobre todo que sea flexible en implementación y finalmente diseña un plan de sensibilización para tu equipo de ventas. Esto te ayudará a liberar TIEMPO y ser mas eficiente, ofreciendo valor a tus estudiantes y por consecuencia ganando más más ventas!

IDEA 3: Construye una oficina virtual.

Tener una oficina virtual es tal vez tu mejor herramienta en estos tiempos, una oficina que realmente te permita hacer la gran mayoría de tus PROCESOS a través de INTERNET, una oficina que te permita:

  1. Atender estudiantes de manera ilimitada sin importar la zona horaria.
  2. Realizar asesorías de manera virtual apropiadamente.
  3. Hacer seguimiento a la agenda de cada uno de tus asesores.
  4. Permitir la autogestión de estudiantes para facilitar tus procesos (Subir documentos, solicitar una cotización, actualizar su información, enviar referidos, etc...)
  5. Cualificar leads, dando prioridad de manera automática a quiénes están más cerca de convertir.
  6. Configurar asistentes virtuales que te ayuden en todo proceso de seguimiento y conversión.

Para que te des una idea de lo que realmente es una oficina virtual, observa los modelos de los Bancos, los Bancos hace muchos años comenzaron esta transformación digital, ofreciendo casi el 80% de sus trámites de manera virtual.

IDEA 4: Transforma tus modelos operativos

Solo unas pocas agencias de educación están aprendiendo a automatizar sus procesos operativos, esto es una de las CLAVES en tu transformación digital, cada uno de tus procesos operativos de tu agencia de educación consume aproximadamente el 40% del tiempo de tus asesores, causando una piedra en el zapato y robándoles tiempo valioso para atender a nuevos prospectos.

Transforma lo operativo en automático, delegando esta tarea a la tecnología y no permitas que tus asesores trabajen como un "robot" haciendo los mismos procesos todos los días de manera manual. 

IDEA 5: INVIERTE EN TECNOLOGÍA

Indudablemente hablar de DIGITALIZACIÓN para agencias de educación sin considerar la tecnología, no tiene mucho sentido. Invierte en sistemas robustos que de verdad te ayudan a crecer e impulsar tu agencia de educación, quiero aclarar que “Robustos” no significa “Costosos”, actualmente la tecnología está al alcance de cualquier agencia de educación, es solo saber elegir muy bien.


Ten en cuenta lo siguiente a la hora de elegir el software para tu agencia:

  1. Debe ser altamente flexible, revisa que al menos el 80% de tus proceso o ideas puedan ser implementados.
  2. Revisa que tengas acceso a un experto, los sistemas aparentemente son sencillos, pero cuando comienzas a implementar te encuentras con un millón de preguntas.
  3. Busca que cubra casi todas las fases del ciclo de vida de los estudiantes (Marketing, ventas, backoffice, pagos, cotizaciones, seguimiento, reportes, renovaciones, referidos, etc...).
  4. Que sea automático, la automatización es la manera mas eficiente y rentable para cualquier negocio.
Conclusión:

La transformación digital para tu agencia de educación es un proceso que requiere atención, esfuerzo, planeación e inversión, retribuyendo todo ese esfuerzo con un gran retorno de inversión a corto plazo, pues liberar tiempo y obtener eficiencia serán tus primeras victorias para crecer en esta industria cada vez mas desafiante.

"A 24/7 digital marketer. Faithful believer in the collaborative economy, the era of “Peer 2 Peer” and “Mobile First”.
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Juan Camilo Valencia
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